April bis August 2025
System Notifications
Statt Spam-Emails, die keiner liest, haben wir ein Notification-System entwickelt, mit dem Projekt-Manager ihre Projekte 3x schneller abschließen können. Sie sehen sofort, was sich in ihren verantwortlichen Projekten verändert hat, welche Aufgaben und Jobs ihre Kollegen abgeschlossen haben und wo sie selbst eingreifen müssen.
Methoden & Leistungen
Analyse | Konzept-Entwicklung | User Flows | User-Research | User Interviews | User Journey | Wireframing | Prototyp-/Klick-Dummy | UX-/UI-Design
Lange Diskussionen, ohne klare Ergebnisse
„Wir bauen gerade Notifications ins System ein und brauchen Unterstützung bei den Designs.“
Mit viel Stolz und Vorfreude saßen das Produkt-Team, der Produkt-Manager und ich im Teams-Meeting zusammen.
„Super Idee“, dachte ich. „Aber worüber wollen Nutzer eigentlich informiert werden? Was ist wichtig für sie?“
Darauf folgte eine lange Diskussion. Nach dem ersten Meeting kamen weitere Calls, mit anderen Teams und immer mehr Ideen.
Was uns fehlte, waren klare Antworten.
Wir mussten herausfinden und verstehen, wie Nutzer arbeiten und welche Informationen sie wirklich brauchen.
Also habe ich gemeinsam mit dem PM eine Interview Reihe geplant.
Entwicklungs-Prozess
1. User Interviews
Um zu verstehen, wie Projekt-Manager im System arbeiten und Entscheidungen treffen, habe ich 8 Interviews mit Nutzern aus 2 Unternehmen und 2 verschiedenen Manager-Rollen geführt.
Ziel war es herauszufinden, wie die Nutzer jeden Tag mit dem System arbeiten und Entscheidungen treffen.
Ich habe mich gefragt: „Welche Informationen sind wichtig, damit der Arbeitsprozess weiterlaufen kann?“
Das Problem im bestehenden System: Bevor ein Manager weiterarbeiten kann, muss ein anderer Nutzer zuerst seine Aufgaben erledigen. Im alten System mussten die Manager regelmäßig manuell prüfen, ob das schon passiert ist.
2. Interview-Auswertung
Die Auswertung der Interviews und Daten hat gezeigt, dass Manager im Prozess an bestimmten Stellen immer wieder auf dieselben Informationen warten, um ihr Projekt weiter zu schieben.
Nutzer warten darauf, dass:
andere Nutzer Informationen in die Formulare eingeben und speichern
andere Nutzer Dateien hochladen
andere Nutzer auf ihre Fragen antworten
mehrere Nutzer eine Datei geprüft und freigegeben haben
ein Projekt im Prozess verschoben wird
Daten in anderen Systemen synchronisiert werden
Jedes dieser Aktion braucht eine Notification.
3. Konzept Ausarbeitung
Auf Basis der Auswertung habe ich die Requirements definiert, User-Flows ausgearbeitet und die Notifications in Kategorien eingeteilt.
Das Ergebnis:
Jede Notification hat eine bestimmte Kategorie und ist einer Aktion oder Funktion zugeordnet.
Bei jeder Benachrichtigung ist klar, welche Informationen der Nutzer genau braucht und welche nächsten Schritte er ausführen kann.
Für jede Aktion gibt es einen klaren Handlungsablauf, der festhält, wann genau eine Benachrichtigung ausgelöst wird und an wen sie gerichtet ist.
4. Layout-Entwicklung
Aus der Analyse sind insgesamt 28 neue Notifications in 9 Kategorien entstanden. Jede einzelne habe ich mit dem Produkt-Manager und dem Dev-Lead besprochen und ausgearbeitet.
Für jede Notification habe ich festgelegt, welche Nachricht der Nutzer sieht, welchen Call-to-Action er ausführen kann, wer benachrichtigt wird und in welche Kategorie die Notification fällt. Dazu gehört ein User-Flow, der den gesamten Handlungsablauf von der auslösenden Aktion bis zur Benachrichtigung abbildet.
Anschließend habe ich ein Notification-Center mit einem Entwurf für jede Benachrichtigung ausgearbeitet. Jede Notification enthält eine klare Aussage oder Information, Links und Quellen sowie mindestens einen Call-to-Action, um die nächste Handlung direkt ausführen zu können.
Die Ergebnisse
Am Ende des Sprints hatte das Team ein vollständiges Notification-Konzept, das auf echten Nutzerdaten basiert.
Der Produkt-Manager weiß jetzt genau, welche Notifications die Nutzer wirklich brauchen, um schneller arbeiten zu können. Er kann klar und sicher argumentieren, welche Benachrichtigungen Sinn ergeben und welche nicht. Keine Zeit und keine Ressourcen für Ideen, die keiner braucht.
Das Dev-Team hat ein klares Konzept, das es umsetzen kann, ohne nachträglich alles nochmal umwerfen zu müssen. Entwickelt wird nur, was tatsächlich gebraucht wird.