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Poduct-Design | Analyse | UI- / UX-Design

HzE-Portal – Die smarte Lösung für die Platzsuche in der Jugendhilfe

HzE ist ein neues digitales Portal für Jugendämter und freie Träger der Jugendhilfe. Entwickelt von den Gründern Tim und Felix, richtet sich die Plattform an alle, die täglich mit der Suche und Vergabe von Plätzen im Bereich Hilfen zur Erziehung (HzE) beschäftigt sind – mit dem Ziel, diesen Prozess endlich einfach, zeitsparend und bedarfsgerecht zu gestalten.

Seit 2024 arbeite ich als UX-Strategin eng mit dem Start-up zusammen. Mein Auftrag: Die komplexen Abläufe im Hintergrund so strukturieren und übersetzen, dass sie sich für beide Zielgruppen – Jugendämter und Träger – intuitiv, effizient und sinnvoll nutzen lassen.

Die erste Version des Portals soll 2025 zum Einsatz kommen – mit dem klaren Anspruch, allen Beteiligten wieder mehr Zeit für das Wesentliche zu verschaffen: die persönliche Betreuung der jungen Menschen.

Methoden & Leistungen
Analyse | Konzept-Entwicklung | User Flows | User Journey | Wireframing | Prototyp-/Klick-Dummy | UX-/UI-Design

Tools
Figma | Figjam | Google Meets | Google Docs

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Herausforderungen

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Komplexe Prozesse und Funktionen für eine technikferne Zielgruppe

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Begrenzte Zeit und Ressourcen für die Umsetzung eines funktionsfähigen MVP
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Kaum vergleichbare Systeme als Orientierung oder Benchmark

Ziele

Arbeitsprozesse deutlich vereinfachen und beschleunigen
Eine intuitive, klar geführte Nutzererfahrung schaffen
Die zentralen Schritte des bisherigen manuellen Workflows in einer ersten Version digital abbilden

Projekt Phasen

Um HzE trotz der kurzen Entwicklungszeit benutzerfreundlich zu gestalten, habe ich die wichtigsten Ansichten und Funktionen systematisch begleitet.

Von der Analyse über die Strukturierung bis zur Feinausarbeitung habe ich dafür gesorgt, dass komplexe Abläufe verständlich werden und sich leicht in den Arbeitsalltag integrieren lassen. Ziel war eine klare, einfache Nutzerführung, die im Alltag wirklich funktioniert.

UX-getriebene Produktentwicklung

1. Kick-Off: Ziele klären, Lücken erkennen

Im ersten Workshop haben wir gemeinsam den aktuellen Stand des Produkts und die Ziele für den MVP definiert. Die Funktionalitäten waren bereits grob geplant, jedoch fehlte eine durchdachte Struktur. Nutzerfeedback lag vor, allerdings ohne klare Auswertung. Schnell wurde klar: Innerhalb weniger Wochen musste ein vollständiges UX-Grundgerüst entstehen – inklusive Projektstruktur, Navigation und Abläufen.

2. User-Analyse: Zielgruppen verstehen

Im zweiten Schritt haben wir Personas entwickelt und zentrale User-Journeys definiert. Dabei ging es vor allem darum, die unterschiedlichen Anforderungen von Jugendämtern und Trägern konkret zu erfassen. Da keine Zeit für neue Interviews blieb, haben wir auf das vorhandene Wissen des Gründers zurückgegriffen, der selbst zur Zielgruppe gehört.

3. Feature-Struktur: Von Funktionen zu sinnvollen Abläufen

Gemeinsam haben wir die wichtigsten Funktionen neu gedacht und in sinnvolle User-Flows überführt. Viele Ideen waren vorhanden, führten jedoch oft in Sackgassen oder ließen wichtige Handlungsschritte aus. Ziel war es, die Navigation klar und logisch zu gestalten – mit einem nutzerfreundlichen Onboarding als Basis.

4. Strategy-Plan: Klarheit schaffen, Prioritäten setzen

Um alle Funktionen strukturiert umzusetzen, habe ich einen übersichtlichen Plan erstellt: mit Anforderungen, Priorisierung (Must, Should, Nice) und Umsetzungsreihenfolge. Diese Tabelle diente als strategische Grundlage für das weitere Vorgehen in Figma – Schritt für Schritt, abgestimmt auf das Team.

5. UX-/UI-Entwicklung: Funktionen in Designs übersetzt

Die definierten Funktionen habe ich in Figma als finale Layouts umgesetzt – basierend auf einer bestehenden Design-Library, die wir gemeinsam für das Projekt angepasst haben.
In enger Abstimmung mit den Gründern wurden die Ansichten Schritt für Schritt weiterentwickelt, bis jede Funktion sowohl visuell als auch inhaltlich auf den Punkt war. Ziel war ein konsistentes, leicht bedienbares Interface, das die Komplexität im Hintergrund für die Nutzer spürbar reduziert.

Blick auf die Funktionen

Dashboard

Tabellen und Übersichtsseiten

Prozess-Verlauf / Historie

Analyse Dashboard / Supply-Overview

Übergabe an das Team

Nach der finalen Abstimmung habe ich alle relevanten Screens übersichtlich in Figma aufbereitet. Das Entwicklerteam erhielt eine klar dokumentierte Grundlage mit allen notwendigen Informationen zur Funktion, Struktur und Interaktion. So konnte die technische Umsetzung ohne Verzögerung starten.

Fazit

In enger Zusammenarbeit mit den Gründern ist innerhalb weniger Monate ein nutzerzentriertes Portal entstanden, das komplexe Prozesse in der Jugendhilfe deutlich vereinfacht. Durch strukturierte UX-Arbeit, klare Priorisierung und schnelle Abstimmungen konnte aus einer ersten Idee ein funktionaler MVP werden, der Jugendämtern die Platzsuche erleichtert und Träger bei der passgenauen Belegung unterstützt.
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