August-November 2024
HzE Portal Sprint: Prozess-Optimierung und Handlungsabläufe der Nutzer
HzE ist ein digitales Portal für Jugendämter und freie Träger der Jugendhilfe. Entwickelt von den Gründern Tim und Felix, richtet sich die Plattform an alle, die täglich mit der Suche und Vergabe von Plätzen im Bereich Hilfen zur Erziehung (HzE) beschäftigt sind.
Start der Zusammenarbeit mit mir war August 2024.
In 8 Wochen habe ich zusammen mit Tim und Felix ein Management-System entwickelt, in dem Jugendamt-Mitarbeiter spezifische Plätze für junge Menschen suchen und anfragen können.
Ein Jahr später wurde das HzE-Portal beim myGovernment-Startup 2025 als eines der innovativsten GovTech-Projekte ausgezeichnet. Die Plattform ist inzwischen eine der ersten, die einen Prozess in Jugendämtern digitalisiert und automatisiert.
Methoden & Leistungen
Analyse | Konzept-Entwicklung | User Flows | User Journey | Wireframing | Prototyp-/Klick-Dummy | UX-/UI-Design
Herausforderungen
Komplexe Prozesse und Funktionen für eine technikferne Zielgruppe
Abläufe im System waren nicht vollständig durchdacht und endeten in Sackgassen.
Entscheidungen basierten auf Annahmen, die nicht durch Nutzerdaten belegt waren.
Begrenzte Zeit und Ressourcen für die Umsetzung eines funktionsfähigen MVP.
Ziele
Arbeitsprozesse im Portal deutlich vereinfachen und beschleunigen.
Eine intuitive, klar geführte Nutzerführung, die durch den Prozess leitet.
Lücken in Funktionen und Abläufen identifizieren und lösen.
Eine saubere Oberfläche, die direkt an die Programmierung übergeben werden kann.
Projekt Phasen
Vor der Zusammenarbeit
Tim und Felix hatten bereits viel Arbeit in ihr Produkt investiert. Die Grundidee für das HzE-Portal stand, erste Konzepte und Layouts waren ausgearbeitet. Auf den ersten Blick wirkte das System schlüssig.
Aber je tiefer wir reinschauten, desto mehr offene Fragen tauchten auf:
Wie genau bewegen sich die Nutzer durch das System?
Welche Schritte brauchen sie wirklich, um einen passenden Platz zu finden und anzufragen?
Welche Informationen müssen an welcher Stelle verfügbar sein, damit der Prozess im Arbeitsalltag funktioniert?
Ohne klare Antworten drehten sich unsere Diskussionen über Funktionen und Übersichtsseiten immer wieder im Kreis.
Viele Abläufe im System waren noch nicht vollständig durchdacht.
Einige Prozesse endeten in Sackgassen oder hatten fehlende Schritte.
Die Navigation war teilweise unklar und führte Nutzer nicht zuverlässig durch den Prozess.
Viele Annahmen über das Nutzerverhalten waren noch nicht geprüft.
Entwicklungs-Prozess
1. Kick-Off: Ziele klären, Lücken erkennen
Da ich vorher nichts mit dem Projekt zu tun hatte, wollte ich im Kick-Off eine gemeinsame Arbeitsgrundlage schaffen.
Wir haben ausführlich darüber gesprochen, wie das Produkt entstanden ist, welche Erkenntnisse sie schon hatten und woran sie gerade nicht weiterkommen.
Ein Blick auf die Konkurrenz zeigte: Für dieses spezielle Thema gab es kaum bestehende Lösungen.
Aus dem Kick-Off haben wir drei Ziele für die Zusammenarbeit abgeleitet:
Einfache und übersichtliche Ansichten und Funktionen, um eine leichte Nutzung zu ermöglichen.
Probleme und Lücken in den bestehenden Funktionen und Abläufen identifizieren und lösen.
Nutzerführung und Handlungsabläufe so aufbauen, dass Nutzer ohne Nachdenken durch den Prozess kommen.
2. Nutzer-Analyse
Tim und Felix hatten schon viel mit zukünftigen Kunden und Nutzern gesprochen. Felix hat selbst beim Jugendamt gearbeitet und kannte die Abläufe, Pain-Points und Bedürfnisse aus eigener Erfahrung.
Wir haben gemeinsam:
die Nutzer-Gruppen analysiert
die größten Herausforderungen und Pain-Points in dem Arbeitsprozess definiert
Jugendamt-Mitarbeiter:
Legen junge Menschen im System an
Suchen passende Plätze auf der Plattform
Gleichen Kriterien und Voraussetzungen ab
Fragen passende Plätze über die Plattform an
Einrichtungs-Mitarbeiter:
Legen verfügbare Plätze an, pflegen die Daten und halten sie aktuell
Nehmen Anfragen von Jugendämtern an oder lehnen sie ab
Jugendamt-Leitung:
Verfolgt die Platzvergabe mit und kann bei Bedarf eingreifen
Bekommt eine Grafik-Auswertung, die zeigt, wie viele Plätze gesucht und vergeben wurden
Kann sich Statistiken zur Jugendhilfeplanung als Grafiken erstellen lassen
3. Daten- und System-Analyse
In weiteren Meetings haben wir die vorhandenen Daten, Layouts und Funktionen im Detail analysiert.
Die einzelnen Funktionen waren als Idee und Konzept bereits vorhanden und in Layouts abgebildet.
Was noch nicht stimmte, war die Abfolge der Nutzer-Handlungen und die Navigation im System. Nutzer konnten zwar von einer Ansicht zur nächsten springen, aber die einzelnen Schritte waren nicht miteinander verbunden. Es gab keinen durchgängigen Ablauf.
Genau das wollte ich ändern: Der Arbeitsprozess der Nutzer sollte sich im System widerspiegeln. Nutzer sollten von einem Schritt zum nächsten geführt werden, ohne selbst überlegen zu müssen, wo es weitergeht. Und sie sollten jederzeit einen Schritt zurückgehen oder vorspringen können, ohne den Prozess zu unterbrechen.
4. Identifikation der Annahmen und Risiken
Viele Entscheidungen basierten zu diesem Zeitpunkt noch auf Annahmen. Offene Fragen waren nicht dokumentiert und Diskussionen drehten sich immer wieder im Kreis.
Eine zusätzliche Herausforderung: Tim und Felix hatten sich dazu entschieden, vor der Entwicklung keine Nutzer-Tests durchzuführen.
Deshalb war es mir besonders wichtig, alle Annahmen und offenen Fragen sauber festzuhalten und die damit verbundenen Risiken klar zu benennen. Jede Entscheidung ohne belastbare Daten ist ein Risiko, das bewusst getroffen werden sollte.
5. Konzept-Workshops
In einem Zwei-Wochen-Sprint haben wir mehrere Stunden am Tag an den Konzepten und Handlungsabläufen für das HzE-Portal gearbeitet.
Die zentrale Frage war:
Wie verhalten sich die Nutzer im System und was brauchen sie, um ihre Aufgaben erledigen zu können?
Schritt für Schritt haben wir drei Ergebnisse erarbeitet:
Eine priorisierte Liste aller Funktionen, die für den ersten Software-Release notwendig sind.
Eine vollständige Dokumentation jeder Funktion und jedes Handlungsablaufs in Charts und User-Flows.
Klare Requirements für jede Ansicht und jedes Feature, die als Basis für die Figma-Layouts dienen sollten.
6. Layout Entwicklung
Auf Basis der Workshop-Ergebnisse habe ich nach und nach die Layouts für alle Ansichten und Funktionen entwickelt.
Die vorhandenen Designs dienten als Grundlage. Darauf aufbauend habe ich jede Ansicht und Funktion mit den definierten Anforderungen ausgearbeitet.
Die größte Herausforderung dabei:
Komplexe und umfangreiche Ansichten so klar und einfach gestalten, dass Nutzer sich sofort zurechtfinden.
Jedes Layout habe ich mehrfach mit Tim und Felix abgestimmt und überarbeitet, bis das Ergebnis stimmte.
Am Ende stand eine saubere, übersichtliche und nutzerfreundliche Oberfläche, die direkt an die Programmierung übergeben werden konnte.
Ergebnisse aus dem Sprint
In wenigen Wochen haben wir ein klares und übersichtliches Portal entwickelt, das innerhalb weniger Monate von den ersten Jugendämtern und Einrichtungen produktiv genutzt werden konnte.
Die Funktionen und Übersichten sind bewusst reduziert und einfach zu bedienen. Jeder Handlungsschritt ist durchdacht und auf die tatsächlichen Abläufe der Nutzer abgestimmt.
Tim und Felix konnten auf dieser Grundlage eigenständig weiterarbeiten. Die gemeinsame Arbeit an Konzepten, User-Flows und Requirements hat ihnen ein fundiertes Verständnis für die Handlungsabläufe und Anforderungen ihrer Nutzer gegeben.
Auf dieser Basis haben wir gemeinsam die nächsten Funktionen geplant.